Comment faire la gestion électronique des formalités internationales ?

La gestion électronique des formalités internationales (GEFI) est un système numérique qui permet aux entreprises et aux organisations du monde entier de gérer leur cycle de formalités dans un cadre centralisé. Elle vise à améliorer l’efficacité des processus de formalités tels que les visas, les visas de séjour, les certificats d’état civil, les procurations commerciales, etc. Elle est spécialement conçue pour offrir une plus grande facilité et une efficacité accrue aux entreprises.

Pourquoi automatiser les formalités internationales ?

Les avantages de la gestion électronique des formalités internationales pour le commerce sont nombreux. En premier, il y a la réduction du temps nécessaire pour exécuter les formalités douanières. Étant donné que les entreprises peuvent désormais accomplir leurs formalités en ligne, elles réalisent d’importantes économies en termes de personnel et de retards liés aux processus manuels traditionnels.

Comme autre avantage, vous bénéficiez d’une meilleure visibilité et traçabilité des marchandises sur les marchés internationaux. L’utilisation des outils informatiques permet aux entreprises d’avoir une meilleure compréhension du parcours des produits à travers les filières commerciales, ce qui leur permet de garantir un contrôle strict des biens qu’elles importent et exportent. Ils peuvent également facilement gérer l’état des biens à tout moment. Cela permet une meilleure prise en charge des commandes ou une communication plus efficace avec leurs destinataires.

Quels sont les principaux outils utilisés ?

Les principaux outils de gestion électronique des formalités internationales sont de diverses ordres. Il y a par exemple les connecteurs logistiques qui sont capables d’intégrer et de recueillir des données à partir de différents systèmes pour les fusionner et les distribuer aux autres systèmes. Ces connecteurs peuvent faciliter l’intégration et la gestion des processus administratifs, tels que la préparation des documents douaniers et le paiement des taxes auprès de diverses agences gouvernementales.

Des logiciels d’information douanière sont aussi conçus pour gérer les formalités administratives liées aux mouvements internationaux de biens et services. Ils permettent une collecte, une gestion et un traitement efficaces d’informations sur des produits spécifiques, des exigences administratives locales, etc.

Comment les pays peuvent-ils se connecter au réseau de gestion électronique des formalités internationales ?

Les pays peuvent se connecter au réseau de gestion électronique des formalités internationales en créant un hub électronique local. Ces hubs fournissent une plateforme logicielle qui relie les administrations nationales, les services douaniers des autres pays et les portails de commerce transfrontalier de l’Organisation mondiale du commerce (OMC). Les pays peuvent également s’appuyer sur des acteurs internationaux, tels que l’Organisation mondiale des douanes (OMD) pour développer, adapter et mettre en œuvre les systèmes technologiques nécessaires.

En outre, certaines organisations offrent du support et des conseils pratiques aux pays pour leur permettre de définir et de mettre en œuvre des stratégies nationales spécifiques en matière d’accès à l’information et à la technologie. Une fois mis en œuvre, ces programmes peuvent offrir aux opérateurs commerciaux internationaux un accès simplifié aux documents et informations nécessaires à la transmission électronique des documents douaniers.

Quels documents doivent être fournis ?

Pour obtenir un certificat de gestion électronique des formalités internationales, le demandeur doit fournir plusieurs documents. Il faut une lettre de demande adressée à l’organisme qui délivre le certificat (ceci peut être une chambre de commerce ou un organisme dédié) et une attestation certifiant qu’aucun cas de circonspection n’est associé au commerce international. Cette attestation doit être approuvée par un notaire qualifié.

Il faut également une copie des relevés bancaires pour les six derniers mois afin de montrer que le demandeur a des activités bancaires en lien avec l’import-export et la fourniture de services internationaux. Pour finir, il faut un curriculum vitæ exposant les qualifications professionnelles et académiques du candidat, ainsi que sa connaissance des langues étrangères et ses antécédents commerciaux.

Comment mettre en place un réseau de gestion électronique des formalités internationales ?

La mise en place d’un réseau international de gestion électronique des formalités requiert un processus complexe de planification et de développement. La première étape est de définir clairement les objectifs que le réseau doit atteindre et d’identifier les moyens à mettre en œuvre pour les satisfaire. Il s’agira ensuite de procéder à l’identification et à la vérification des documents relatifs aux formalités internationales, afin d’analyser leur contenu et leur applicabilité.

Une fois que ces documents ont été vérifiés, il faut alors procéder à la sélection des outils numériques appropriés (systèmes ERP, logiciels de gestion des documents, etc.) susceptibles de répondre aux besoins requis par le réseau. L’étape suivante consiste alors à développer ou adapter ces outils pour intégrer les spécificités du réseau et le rendre opérationnel.

Quels sont les risques associés à cette gestion ?

Les risques associés à la gestion électronique des formalités internationales sont nombreux et complexes. Leur compréhension est essentielle si vous souhaitez vous engager dans des activités à l’échelle internationale.

Incertitude juridique

Le droit international en matière de commerce est complexe et change constamment. La mise en œuvre des formalités internationales électroniques peut s’avérer difficile et risquée, car le cadre juridique n’est pas toujours bien défini.

Incompatibilité technologique

Le passage au commerce numérique a créé un grand nombre d’opportunités, mais il a également mis en lumière les problèmes liés à l’incompatibilité entre les systèmes utilisés par différents pays et organismes internationaux. Cela peut ralentir la transmission secrète de documents à l’échelle internationale ou même empêcher la transmission de certains documents entre différents systèmes ou pays.