Dans un monde où la concurrence est de plus en plus forte, les entreprises doivent rechercher les meilleures solutions pour optimiser leurs performances. L’une d’entre elles consiste à adopter un logiciel de gestion commerciale et des activités internationales. Cet outil professionnel permet aux entreprises de piloter efficacement leur commerce tout en bénéficiant de conseils utiles pour accroître leur productivité. Du suivi des stocks aux conseils sur le choix des fournisseurs, ce type de logiciel offre une solution complète pour toutes les problématiques liées au commerce international.
Pourquoi choisir un logiciel de gestion commerciale ?
Le choix d’un progiciel de gestion dépend avant tout des besoins spécifiques de chaque entreprise. Mais il existe plusieurs raisons pour lesquelles les entreprises optent souvent pour ce type d’outil :
- Une vision globale de l’activité grâce à des tableaux de bord personnalisables
- Un gain de temps considérable en automatisant certaines tâches répétitives
- Des fonctionnalités adaptées aux besoins de l’entreprise (stocks, facturation, devis…)
- La possibilité de centraliser toutes les informations relatives aux clients et fournisseurs
- Un meilleur contrôle de la chaîne d’approvisionnement et du niveau de stocks
- Une amélioration de la collaboration entre les différents services
Les principaux avantages d’un logiciel de gestion commerciale
Au-delà des raisons citées ci-dessus, il est essentiel de souligner que l’adoption d’un logiciel de gestion commerciale présente bon nombre d’avantages pour les entreprises :
- Optimisation de la productivité : en automatisant certaines actions, le logiciel permet de libérer du temps pour se concentrer sur les missions à forte valeur ajoutée.
- Meilleure réactivité : avec un accès rapide aux informations clés, les décideurs peuvent prendre les bonnes décisions au bon moment.
- Simplification des tâches administratives : grâce à l’automatisation, il est possible de réduire considérablement les erreurs et ainsi améliorer l’image de l’entreprise auprès de ses clients.
- Réduction des coûts : en limitant les pertes liées à une mauvaise gestion des stocks ou à des impayés, l’entreprise peut réaliser des économies importantes.
Conseils pour bien choisir son logiciel de gestion commerciale et des activités internationales
Pour qu’un progiciel de gestion soit véritablement efficace dans une entreprise, il convient de suivre quelques conseils pour bien le choisir :
- Évaluer précisément les besoins de l’entreprise : avant de sélectionner un outil, il est important de lister tous les besoins de l’entreprise et ses attentes en termes de gestion commerciale. Cela permettra de cibler les logiciels les plus adaptés.
- Comparer les différentes offres disponibles : il existe de nombreux logiciels sur le marché, chacun proposant des fonctionnalités plus ou moins étendues. Il convient donc de les comparer afin de déterminer celui qui correspondra le mieux aux besoins identifiés précédemment.
- Privilégier un progiciel évolutif : la solution choisie doit être capable de s’adapter à l’évolution de l’entreprise dans le temps. Elle doit donc proposer des options pour ajouter de nouvelles fonctionnalités en fonction des besoins.
- Opter pour une solution personnalisable : chaque entreprise a ses propres spécificités, et le logiciel de gestion commerciale doivent pouvoir être paramétré en conséquence, notamment en ce qui concerne l’interface utilisateur et les rapports générés.
- Tenir compte du coût total d’utilisation : au-delà du prix d’achat du logiciel, il est essentiel de prendre en considération tous les frais annexes (licence, maintenance, formation…) afin d’estimer le coût réel de l’outil.
Les principales fonctionnalités de ce type de logiciels
Un bon logiciel de gestion commerciale et des activités internationales doit disposer d’une palette de fonctionnalités assez étendue pour répondre aux besoins professionnels :
- Gestion des contacts (clients, fournisseurs, partenaires…) : création et maintenance d’une base de données de contacts, historique des échanges, envoi d’emailings personnalisés…
- Gestion des stocks : suivi du niveau des stocks en temps réel, alertes en cas de rupture ou de surstock, gestion des approvisionnements…
- Gestion commerciale : suivi des devis, factures, contrats et commandes, relances clients pour les impayés…
- Analyse des performances : tableaux de bord personnalisables, indicateurs clés, statistiques par client ou produit…
- Aide à la prise de décision : simulations, prévisions budgétaires, calculs de rentabilité…
- Gestion internationale : choix des fournisseurs et partenaires étrangers, suivi des opérations à l’international, gestion des risques liés au commerce international, aide à la conformité réglementaire…